6 étapes pour savoir comment déléguer en toute sérénité

En cette semaine d’élections américaines, je vais introduire cet article par deux citations inspirantes d’hommes emblématiques des Etats-Unis (et non, je ne parle pas de Donald Trump) qui vont vous donner envie (je l’espère) de savoir comment déléguer en toute sérénité.

« C’est absolument nécessaire pour moi d’avoir des personnes qui peuvent penser pour moi aussi bien qu’exécuter les ordres »- George Washington.
« Dans le futur, les leaders seront ceux qui savent donner le pouvoir aux autres” – Bill Gates.

Lorsqu’on est chef d’entreprise, il est pourtant tentant de tout faire et de garder son indépendance au maximum, sur toutes les tâches du quotidien.

Tout ça pour une seule raison : on a peur de déléguer.

Parce qu’on a peur de perdre du temps.
Parce qu’on a souvent l’impression qu’on fera tout plus vite soi-même.
Parce qu’on a besoin de faire confiance à quelqu’un d’autre sur des tâches qu’on accomplit soi-même, parfois depuis des années.
Parce qu’on a peur de perdre une partie de son pouvoir de décision.
Parce qu’on ne sait pas toujours comment s’organiser quand on veut déléguer.

Heureusement, j’ai fait la liste de 6 étapes à suivre pour savoir comment déléguer en toute sérénité dans son entreprise (sans perdre en efficacité).

Définir les objectifs et les motivations de l'externalisation : une étape-clé pour savoir comment déléguer en toute sérénité

Il est primordial de garder l’objectif final en tête et de lister des attentes précises par rapport à l’externalisation d’une partie de ses activités.

Voici quelques questions qui vous aideront à y voir plus clair :

Quelles sont les motivations qui vous poussent à envisager l’externalisation ?
Souhaitez-vous vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour votre activité ?
Avez-vous besoin de l’avis d’un expert sur un projet en particulier ?
Voulez-vous vous libérer du temps pour votre vie personnelle ?

Peu importe la ou les raisons de votre envie de déléguer, vous avez besoin de mettre tout ça au clair.

Cela vous permet de connaître plus précisément vos motivations à externaliser et la nature des tâches que vous allez confier à quelqu’un d’autre.

Préparer la passation des tâches à déléguer

Pour connaître la nature des tâches à externaliser, vous avez besoin de faire le point sur ce qu’est le cœur de votre activité.
Quelle belle occasion de faire le point sur son entreprise !

en se posant quelques questions essentielles :
– quel est le pitch de mon entreprise ?
– quelle est ma principale valeur ajoutée ?
– sur quel aspect de mon activité ai-je le plus d’impact ?
– quelles sont les tâches sur lesquelles je passe du temps parce que je n’ai pas d’expertise ?
– quelles sont les tâches que je devrai réaliser et que je néglige parce que je n’en ai pas envie ?

en vidant ses poubelles mentales :
– faites une liste de toutes vos tâches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles ;
– observez le contenu de votre liste et déterminez ce que vous souhaitez conserver et ce que vous souhaitez déléguer ;
– pensez à vos points forts, aux tâches qui ont une véritable valeur ajoutée pour votre entreprise et à celles qui représentent une perte de temps ou d’énergie ;
– distinguez ce que vous désirez continuer à faire et ce qui peut être donné ;
– prenez quelques minutes pour identifier les métiers qui sont rattachés aux tâches que vous souhaitez déléguer et pour évaluer le degré de responsabilité qui va avec.

Toutes les activités en support de votre cœur de métier peuvent ainsi être externalisées :

création de contenu ;
traduction de contenus ;
gestion des e-mails,
gestion du planning de rendez-vous ;
recherche documentaire ;
organisation de jeux-concours sur les réseaux sociaux ;
organisation de déplacements professionnels (ou même personnels)…

Cette liste vous permettra d’une part de faire le point sur vos besoins, mais également sur le type de métier dont vous avez besoin. Assistante virtuelle ? Rédactrice web SEO ? Traductrice ? Comptable ? Community manager ?

Choisir les personnes qui pourront réaliser les tâches à déléguer en toute efficacité

Une fois que vous avez identifié les tâches que vous souhaitez déléguer, vous aurez besoin de choisir les personnes qui pourront réaliser ces tâches en toute efficacité.

Voici quelques conseils pour vous aider à faire le tri :

définissez votre budget en amont : interrogez-vous sur votre taux horaire (si ce n’est pas encore fait), demandez-vous le temps que cela vous prend d’effectuer vous-même la tâche que vous allez déléguer, vous aurez ainsi une idée du budget maximal à ne pas dépasser.
identifiez le métier à solliciter et partez à la recherche de spécialistes. Pourquoi pas sur LinkedIn ? Pourquoi pas sur une plateforme de freelances (comme Malt par exemple) ? Ou pourquoi pas en m’envoyant un petit message (oh la belle autopromo que voilà !) ?
parlez avec le ou les prestataire(s) que vous avez présélectionné(s) : avez-vous les mêmes valeurs ? avez-vous la même façon de travailler ?

Une fois votre prestataire déniché, les choses sérieuses peuvent commencer !

Définir précisément le contexte et l'objectif des tâches déléguées

Pour que la collaboration se passe sereinement, il est important de constituer des fondations solides.

Pour cela, je vous suggère d’exposer avec précision les objectifs que vous souhaitez atteindre en tant que chef d’entreprise, décrivez globalement le contexte de la mission et définissez le résultat attendu.

Mon conseil pour être sûr(e) que votre prestataire et vous êtes alignés : demandez-lui de reformuler, avec ses mots, ce qu’il a compris de la mission qui lui est confiée.

Accepter de perdre du temps au début de l’externalisation des tâches

Une fois que vous aurez trouvé la bonne personne, il sera peut-être nécessaire de la former pour qu’elle puisse gérer les tâches qui lui seront déléguées.

Faites en sorte qu’elle puisse prendre des décisions seule, tout en maintenant un cadre. Cela vous évitera des échanges inutiles (et la perte de temps qui va avec).

Restez ouvert d’esprit et acceptez les idées novatrices qui vous sont apportées.

Fixez un planning pour les tâches qui sont confiées et planifiez des échanges réguliers pour faire le point et faire les ajustements nécessaires, sans que cela ne soit une charge de travail supplémentaire.

Faire part de ses feed-backs sur les tâches déléguées

Vous êtes le client dans cette histoire !

Alors, donnez votre avis !

A chaque point d’étape de la collaboration, faites en sorte de lister les feed-backs positifs et les éléments qui restent, selon vous, à améliorer.

Convenez d’un rendez-vous pour faire le point sur le travail déjà accompli.

Tout ne se passera pas forcément parfaitement au tout début.

Donner des feed-backs régulièrement est une technique qui vous permettra d’aligner votre façon de travailler avec celle du prestataire que vous avez sélectionné.